Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte

Informationen nach Art. 13 und 21 DSGVO

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre daraus entstehenden Rechte geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den jeweils beantragten bzw. vereinbarten Dienstleistungen. Daher werden ggf. nicht alle hier enthaltenen Aussagen auf Sie zutreffen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

NOVETHOS Family Office GmbH
Oskar-Schlemmer-Str. 23
80807 München
Telefon: 089 - 20 30 44 400
E-Mail: info@novethos.de

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:

Datenschutzbeauftragter der NOVETHOS Family Office
c/o activeMind AG Management- und Technologieberatung
Potsdamer Str. 3
80802 München
Tel.: 089 - 91 92 94 900
E-Mail: novethos@activemind.de

Art der erhobenen personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten:

  • Titel und Namen,
  • Anschrift,
  • Kontaktdaten wie Telefonnummern und E-Mail-Adressen,
  • Tätigkeitsbereich bzw. Position innerhalb des Unternehmens,
  • Kommunikations- und Kontakthistorie
  • Video- und Audioaufzeichnungen zu Beratungsgesprächen

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken und auf folgender Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):

1. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO)

Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Durchführung:

  • unseres Vertrages und
  • von Vertragsnebenleistungen

2. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO)

Wir unterliegen verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen, die eine Datenverarbeitung nach sich ziehen. Hierzu zählen z. B.:

  • Steuergesetze sowie die gesetzliche Buchführung,
  • die Erfüllung von Anfragen und Anforderungen von Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden,
  • die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten,
  • § 83 WpHG, Aufzeichnung von Beratungsgesprächen
    Bei Dienstleistungen, die sich auf die Annahme, Übermittlung und Ausführung von Kundenaufträgen und die Beratung beziehen, sind für die Zwecke der Beweissicherung die Inhalte der Telefongespräche und der elektronischen Kommunikation aufzuzeichnen (§ 83 Abs. 3 bis 5 WpHG). Dies gilt auch, wenn das Telefongespräch oder die elektronische Kommunikation nicht zum Abschluss eines solchen Geschäftes oder zur Erbringung einer solchen Dienstleistung führt.

Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.

3. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele für solche Fälle sind:

  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
  • Verarbeitung im CRM System

4. Im Rahmen von Telefonanrufen (Art. 6 Abs.1 lit. a DSGVO iVm. § 7 a Abs. 1 UWG)

Telefonanrufe werden nur mit ihrer vorhergehenden Einwilligung getätigt. Sie haben jederzeit das Recht ihre Einwilligung zu widerrufen. Der Widerruf ist an folgende E-Mail Adresse zu richten: novethos@activemind.de

Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb unseres Hauses

  • Mitarbeiter für den Kontakt mit Ihnen und die vertragliche Zusammenarbeit (inkl. der Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen)

Im Rahmen von Auftragsverarbeitungen
Ihre Daten werden ggf. an Dienstleister weitergegeben, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig werden:

  • Unterstützung bzw. Wartung von EDV oder IT-Anwendungen,
  • Buchhaltung,
  • Datenvernichtung,
  • ERP-System-Anbieter / Rechnungsstellung,
  • CRM-System-Anbieter

Sämtliche Dienstleister sind vertraglich gebunden und insbesondere dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln.

Sonstige Dritte
Eine Weitergabe von Daten an Empfänger außerhalb unseres Hauses erfolgt nur unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz. Empfänger personenbezogener Daten können z.B. sein:

  • Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanz- oder Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
  • Kredit- und Finanzdienstleister (Abwicklung Zahlungsverkehr),
  • Steuerberater oder Wirtschafts- und Lohnsteuer- und Betriebsprüfer (gesetzlicher Prüfungsauftrag)

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (sogenannte Drittstaaten) findet nicht statt.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht.

Ausnahmen ergeben sich,

  • soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen sind, z.B. Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO), erforderlich sind. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre;
  • zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen.

Welche Datenschutzrechte habe ich?

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO.Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten ggf. Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18, 91522 Ansbach
Tel.: (0981) 180 093-0
Fax: (0981) 180 093-99
poststelle@lda.bayern.de
http://www.lda.bayern.de

Eine Auflistung der Aufsichtsbehörden mit Anschriften finden Sie unter:
https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html

Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen des Vertragsverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder diesen auszuführen.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Empfänger eines Widerspruchs

NOVETHOS Family Office GmbH
Parkstadt Schwabing
Oskar-Schlemmer-Straße 23
80807 München
T. 089 – 20 30 44 400

Datenschutzbeauftragter der NOVETHOS Family Office GmbH
c/o activeMind AG Management- und Technologieberatung
Potsdamer Str. 3
80802 München
E-Mail: novethos@activemind.de